Gerencie melhor o seu tempo para, de fato, gerenciar a si mesmo

Quem mata o tempo não é assassino, é suicida.
Millôr Fernandes
Embora nem todo mundo concorde sobre o que determina o nível de senioridade de um profissional, há quase consenso de que a autonomia para trabalhar é característica determinante. Para ser um sênior você precisa demonstrar competência para ser “gestor de si mesmo”.
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Ingenuamente, é fácil admitir que a autogestão começa pela habilidade em planejar o próprio trabalho. Entretanto, é importante reconhecer que para “gerenciar a si mesmo”, antes de organizar suas próprias tarefas, você precisa aprender a gerenciar o seu tempo.

Gerenciando o próprio tempo

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia

Deming

A “vida anda tão acelerada” que é fácil, sem perceber, ligar o “piloto automático” e “reagir” no lugar de “agir”. Grande erro!

Tempo é um recurso escasso e inelástico. Todos temos, todos os dias, a mesma quantidade de tempo para utilizar. O tempo que não usamos ontem não poderá ser “aproveitado” hoje. Tempo mal utilizado não pode ser recuperado. Por isso, gerenciar o tempo é fundamental!
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Peter Drucker ensinou, há muito tempo, que a gestão eficiente do tempo compreende um processo de três etapas. Primeiro, é importante  observar como o tempo é, realmente, empregado. Depois, aprimorar o uso do tempo “cortando” demandas improdutivas ou as menos produtivas. Finalmente, consolidar o tempo, estruturando “unidades de trabalho” com a maior duração possível.

O Gestor Eficaz

Peter Drucker ensina que o gestor é qualquer pessoa em uma organização que precisa tomar decisões.

O livro indicado é excelente apesar de ter sido escrito há mais de 60 anos. É  muito útil para qualquer profissional de hoje.

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Observe como realmente utiliza seu tempo

O primeiro passo para a eficácia do trabalhador do conhecimento é registrar o uso real do tempo.

Peter Drucker

Acredite, seu tempo não é consumido da forma como você imagina.

Drucker ensinou e eu já confirmei, na prática, que a forma como acreditamos usar nosso tempo quase nunca corresponde a realidade. Por isso, é importante investir em recursos e práticas para “monitorar” o que, de fato, fazemos dos nossos dias.
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Todos lidamos com demandas urgentes e interrupções e, honestamente, acredito que, de certa forma, elas são inevitáveis. O perigo está em ignorar o impacto das demandas urgentes e das interrupções para a realização daquilo que é importante.

Não gosto muito de fazer apontamentos de trabalho, mas, acredito que de tempos em tempos eles fazem a diferença. Explicitar um problema é sempre o primeiro passo para resolvê-lo.

Encontre uma forma divertida e “sustentável” de identificar como usa seu tempo.

The Pomodoro Technique

A técnica do Pomodoro, idealizada por Francesco Cirillo, é uma forma excelente de dar “foco” para o trabalho e, também, para evidenciar onde, de fato, os desvios estão ocorrendo.

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Quanto mais você souber sobre como, de fato, consome seu tempo – diferente da forma como você imagina – maiores serão suas chances de cortar “demandas improdutivas” e aumentar sua autonomia.

É incrível como “colocar luz” sobre a forma como utilizamos tempo, registrando atividades, ajuda a resolver, quase imediatamente, um bocado de problemas. Não é raro, por exemplo, encontrar ocupações que simplesmente não agregam valor algum e que sequer seriam “percebidas” caso deixassem de existir. Também é comum identificar instantaneamente “ocupações deslocadas”, ou seja, que poderiam ser cumpridas igualmente ou até melhor por outras pessoas. Finalmente, há aquelas ocupações de utilidade questionável que, além de consumir tempo nosso, consome tempo dos outros (sabe aquela reunião de rotina que poderia ser substituída por um simples e-mail?).
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Corte “demandas improdutivas”

Sabendo como você usa seu tempo, analise se o está usando para fazer algo realmente indispensável. Será que você consegue focar no que é importante ou é escravo do que é urgente? Suas ocupações são expressão de necessidades ou de falta de organização?

O “sucesso” na carreira parece ter um preço alto: as agendas vão sendo preenchidas com atividades que, pelo menos em primeira análise, contribuem pouco para o que quer que seja. Presença VIP em reuniões e eventos, e-mails informativos com informação de relevância questionável, necessidade de resolver dúvidas urgentes de última hora, atrasos, mistura de relações pessoais e profissionais são apenas alguns exemplos de “demandas improdutivas consumidoras de tempo valioso.”
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Nem todas as “demandas improdutivas” podem ser evitadas. Um gestor de vendas não pode dizer “estou ocupado” quando o principal cliente faz uma visita surpresa – mesmo que a “conversa importante” seja os resultados da rodada do final de semana. Um gestor não poderá deixar de comparecer às reuniões de departamento sob pena de dar a impressão de que está “desprezando” parte do time. Quanto mais bem-sucedida uma pessoa é em uma organização, maior será a quantidade de “demandas improdutivas” que não poderá evitar, por isso, mais importante ter critério.
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Não se pode ignorar o fato de que há demandas improdutivas que podem e, logo, devem ser evitadas.

É impressionante a quantidade de administradores que não fazem o seu trabalho por estarem ocupados com atividades operacionais. Eles assumem responsabilidades que não são suas e ignoram o que, de fato deveriam estar fazendo. Dessa forma, acabam usando tempo bom em tarefas ruins – produzem muita fumaça, mas pouco fogo.

A arte de fazer acontecer

O método GTD (getting things done), de David Allen, tem sido utilizado, há décadas, como forma de planejar o trabalho e, principalmente, lidar com interrupções. 

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Conhecendo melhor a forma como consome seu tempo, adote controle mais criterioso sobre o que fazer agora, o que fazer depois e, principalmente, o que não fazer. Garanta que o rotineiro não seja tratado como excepcional. Certifique-se de que as “complexidades predatórias” – atividades resultantes de decisões necessárias no passado, mas que não fazem sentido atualmente – sejam eliminadas. Envolva apenas quem precisa ser envolvido. Acima de tudo, use a informação e a tecnologia em seu favor.
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Senioridade significa autonomia, que implica em para autogestão, que implica em gestão do tempo, que implica em ter critérios rigorosos sobre o que fazer e o que não fazer.

Consolide seu tempo em “unidades de trabalho” mais longas

A maioria das tarefas mais importantes demandam tempo qualidade para serem concluídas.

Redigir um longo relatório ou preparar uma apresentação, por exemplo, pode requerer várias horas para um primeiro rascunho. É inútil tentar fazer o trabalho “em prestações”, dedicando alguns minutos por dia durante várias semanas.

Trabalhadores do conhecimento precisam de intervalos de tempo de qualidade – extensos e initerruptos – para conseguir realizar tarefas importantes.

Relações nutritivas com colegas, subordinados ou chefias não são construídas em “brechas apressadas de agenda”. Reuniões rápidas, no máximo, servem para “delargação” de trabalho, nunca para construção de alinhamento de propósitos suficiente para que exista autonomia de atuação.

Decisões importantes demandam tempo. Decisões sobre pessoas, por exemplo, demandam tempo. Afinal, não somos todos iguais.

Feche períodos longos de sua agenda para garantir que tem tempo discricionário. Deixe de participar de reuniões onde sua presença é opcional. Sinalize indisponibilidade para seus colegas – eles geralmente irão entender.

Há algo muito errado em suas relações organizacionais se você precisa sair de sua “mesa de trabalho” para trabalhar.

Para pensar…

Tempo é o recurso mais escasso e, seguramente, o mais importante que precisamos gerenciar para avançar na carreira. Conheço profissionais bem sucedidos mesmo sem habilidade para lidar com o dinheiro. Também conheço gente de sucesso que não sabe lidar com gente. Mas, honestamente, não conheço ninguém com sucesso na carreira que não consegue encontrar tempo para fazer o que precisa ser feito.

Não aprender a lidar com as limitações do tempo, implica em lidar com limitações na vida.

// TODO

Antes de avançar, recomendo a você as seguintes atividades:

  • Pesquise sobre o método Pomodoro e tente aplica-lo por alguns dias.
  • Determine que atividades importantes você desempenha hoje que seriam melhor realizadas com mais tempo.

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Vitor Barbosa
Vitor Barbosa
1 ano atrás

Muito bom, acabei de ler e já me trouxe algumas reflexões sobre onde como estou gastando meu tempo.
Bloquear a agenda para tarefas específicas também é algo que vem me ajudando muito.

Elemar Júnior

Fundador e CEO da EximiaCo, atua como tech trusted advisor ajudando diversas empresas a gerar mais resultados através da tecnologia. 

Desenvolvendo gente que faz a diferença

reconhecida excelência da EximiaCo, em consultorias e assessorias, aplicada no desenvolvimento de competências através de publicações e capacitações abertas e in-company.

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